¿Cuáles son las mejores horas para realizar una reunión de trabajo y por qué?


Mª José Díaz Luquin © Sinergos

Parecería coherente aprovechar los momentos álgidos de productividad para llevar a cabo las reuniones. Sin embargo, resulta más positivo realizarlas en las primeras o últimas horas de cada jornada de trabajo, o al inicio o fin de la semana y “levantar” esos momentos de cansancio mediante dinámicas de grupo, dedicando los picos de productividad al trabajo personal que requiera concentración, intimidad y/o atención individualizada. Esto nos evita la cantidad de interrupciones que se originan al programar una reunión en momentos de picos de producción (llamadas, visitas...) originando una gran ralentización, salidas de asistentes que no sabemos cuando vuelven, centrarse de nuevo en la reunión...., en definitiva haciendo la reunión improductiva y elevando sus costes.

Teniendo en cuenta lo comentado hasta ahora, recomendamos tener en cuenta las siguientes consideraciones:

  • REUNIÓN DE DURACIÓN MENOR A 2 HORAS.

Ideales para reuniones con pocos contenidos y personas. Su realización recomendable sería al inicio o fin de la primera o segunda jornada de trabajo.

  • REUNIÓN DE DURACIÓN ENTRE 2 Y 4 HORAS.

Su realización sería por la mañana o por la tarde. Requiere un receso de 15 a 20 minutos.

  • REUNIÓN DE DURACIÓN DE 4 A 8 HORAS.

Los días adecuados de realización serían los lunes o martes o jueves o viernes. Además de recesos requiere actividades dinámicas. Es aconsejable hacer los recesos coincidiendo con el final de tratamiento de alguno de los puntos del orden del día. Exige tener en cuenta desplazamientos, comidas, etc.

Otras consideraciones:

  • La primera parte de una reunión tiende a ser más animada y creadora que la parte final. Por eso, los puntos que requieran más energía mental deben colocarse al inicio del orden del día.
  • No debe dedicarse demasiado tiempo (unos minutos) a puntos triviales pero urgentes que distraen del trabajo central de la reunión.

Imaginemos que alguien organiza su primera reunión de trabajo y quiere dar una sensación de previsión y orden.

¿Qué consejos le daría?

El éxito o el fracaso de una reunión empieza varios días antes de que se celebre, algo que por cierto, se le olvida a mucha gente.

Hablemos aquí de estas variables organizativas previas mínimas, preparatorias de la sesión de trabajo. Si faltan es casi cierto que conducen al fracaso. Si se cumplen, preparan el camino del éxito.

Es necesario avisar a tiempo en cuanto al día, la hora, la duración y el lugar.Ej: “La reunión se celebrará tal día. A tal hora. Y en tal sitio”


Es necesario dejar claro el objetivo de la reunión.
Ej: “El orden del día versa sobre tales y tales asuntos”.

Conviene que el objetivo vaya bien detallado. Es más efectivo hacer la convocatoria por escrito, evitaremos olvidos de fechas y ofreceremos una imagen más formal. Por ejemplo, da mala impresión convocar a los asistentes con unas palabras cuando nos encontramos con ellos, casualmente por los pasillos.

Envíe documentación

Incluya aquella documentación que sea necesaria para que los asistentes puedan ir formándose un juicio sobre el asunto.

Haga selección de asistentes correctamente

Elija, a ser posible un número pequeño ( a partir de doce es excesivo) y prescinda de las personas que sólo estarán de “protocolo”.

Cuide el entorno externo

Sala de reuniones, muebles, ambientación. Contribuyen a la eficacia o ineficacia de la sesión. Hay que evitar que la gente se sienta como “sardinas en lata” por la estrechez del espacio (produce sentimientos de irritación y ganas de que finalice la reunión lo antes posible) ni como “palmera en el desierto” (espacios demasiado amplios) que bloquea relaciones y con contribuye a crear un ambiente cálido.

Hay que buscar sillas cómodas. No poltronas comodonas que dejan inactivo y colocados en círculo cerrado, completo, evitando huecos.

Comience a la hora prevista

No comenzar a la hora en la cual hemos quedado implica injustamente, castigar a los puntuales, que han realizado la conducta correcta y premiar a los impuntuales.

Evite interrupciones y no tolere entradas y salidas.

Fije un límite de tiempo y termine a la hora prevista.

Es muy importante ajustarse al tiempo que se había prefijado. Son más eficaces dos reuniones cortas que una interminable en la que los participantes desconectan del tema y empiezan a despachar otros asuntos.

Resuma las conclusiones.

Es importante porque sirve para enfatizar los acuerdos y para provocar la sensación de que hemos recorrido un camino, que la reunión ha sido productiva.

Lleve acta y cerciórese de que se distribuye antes de las 48 horas de celebrada la reunión

El acta evita tener problemas después, sobre todo de no asumir o recordar acuerdos adoptados.

¿Existe alguna técnica concreta par evitar que una reunión se centre en torno al típico “gracioso” que lo único que a veces consigue es desviar la atención?

Pienso que en este tema no es fácil dar normas concretas. Hay que dejar mucho margen a la intuición, a la capacidad de improvisación y a la experiencia de cada Director de sesiones. De todas maneras, con estas personas hay que evitar que sean el centro de atención, por lo tanto hay que interrumpirles con tacto y poner límite a sus intervenciones. Acortarles y no reforzarles, sin reír el chiste ni prestar atención.

En nuestro trabajo como formadores en esta habilidad de la Dirección de Reuniones estamos convencidos que los grandes Directores de Reuniones son aquellos capaces de sacar lo mejor de cada uno de los participantes y lograr, al mismo tiempo, hacer una unidad organizada de todo el grupo, que funcione a nivel superior y consiguiendo mejores resultados que si todos trabajasen por separado.